【給与計算】給与計算をアウトソースするメリット・デメリット

このコラムは、Podcastラジオ “社労士吉田優一の「給与設計相談室」” 第133回、第134回の配信をもとに書かれた記事です。

給与計算をアウトソースするメリット

給与計算をアウトソースするデメリット

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社労士として活動していると「給与計算を外注したいのですが、メリットはなんですか？」「アウトソーシングすると大変なことありませんか？」といったご質問を多くいただきます。今回のコラムでは、給与計算アウトソーシングの導入と運用について、メリットとデメリットを解説いたします。今後、アウトソースを検討する際の参考にしていただけると幸いです！

給与計算をアウトソーシングするメリット

給与計算をアウトソーシングする主なメリットは５つあります。

１．人的リソース・時間の節約

給与計算は、従業員の労働時間集計、社会保険料の計算、税金の計算など、専門知識と時間を要する業務です。特に法改正が行われると、知識だけでなく、使用しているソフトのアップデートに合わせてマニュアルの更新もしなくてはなりません。

給与計算をアウトソーシングすることで、これらの業務から解放され、本来注力すべき業務に集中することができます。また、専門家のナビゲーションに従って進めることができるため、精神的な負担も軽減されるでしょう。

２．コスト削減

内製化していたものをアウトソースすると、費用が掛かると思っていませんか？実は反対で、専門家にアウトソーシングする方が結果的にコストを抑えられるケースが多くあります。

社内で給与計算を行う場合、担当者の人件費、給与計算ソフトの導入・保守費用、法改正対応にかかるコストなどが発生します。給与計算以外に担当業務が無い場合や、業務が月の決まった期間に集中する場合は、採用コストや教育コストも考慮すると、アウトソーシングの方が断然安いという結果になることもあります。

給与計算を行っている方の業務内容と費用を確認し、安くなるようでしたらアウトソースを検討してもいいかもしれません。

３．リスク低減

給与計算は、労働基準法、社会保険法、税法など、様々な法律に基づいて行われます。これらの法律は頻繁に改正されるため、常に最新の情報を把握し、正確に計算しなければなりません。

知識不足や不慣れな担当者が計算を行うと、ミスが発生しやすくなりますが、社労士などの専門家は、最新の法改正を押さえているため、正確な給与計算が可能です。過去に給与計算の間違いを引き継いだ経験から、専門家による給与計算は、リスクを大幅に減らせると確信しています。

４．人事的な課題の発見

給与計算をアウトソーシングすることで、自社の人事制度や労務管理上の問題点が明らかになることがあります。例えば、残業代計算方法の間違えが発覚した場合、放置しておくと、労働基準監督署の調査で見つかった際に、追加で未払い賃金を支払わなくてはなりません。第三者の確認が入ることによって、このような問題点を発見し、改善策の提案を受けることができます。

また、気が利く社労士であれば、給与データ分析を通じて、離職率が高い原因を特定してくれることもあります。例えば、特定された原因が、世間相場から明らかに低い賃金で雇用していることであれば、適正な給与水準に変更するといった対策を講じることも可能になります。

５．機密性の向上

給与情報は、従業員の個人情報の中でも特に機密性の高い情報です。社内で給与情報を管理する場合、情報漏洩のリスクは常に存在します。

一方で、信頼できるアウトソーシング先は、クラウドサーバーなどを用いて厳重に情報を管理しているため、情報漏洩のリスクを低減させることが可能です。ただし、アウトソーシング先から情報漏洩するリスクもゼロではないため、委託先の選定は慎重に行いましょう。

給与計算をアウトソーシングするデメリット

一方で、給与計算のアウトソーシングには、以下のようなデメリットも存在します。

１．コミュニケーションの問題

社内で完結していた業務を外部に委託するため、会社間でコミュニケーションの齟齬が発生する可能性があります。例えば、昇給や退職などの情報の伝達です。

社内であればすんなり情報共有できますが、委託先にも自社の制度と情報を正確に伝えなければ、給与計算に反映されません。そのため、アウトソーシング先との連携を密にすることが重要です。

２．初期費用の発生

アウトソーシング導入時には、初期設定やデータ移行などの作業が発生し、一時的にコストがかかる場合があります。もちろん、導入するシステムや、会社の規模によって異なるので、導入費用にいくらかかるのか、事前に確認を行うのがよいでしょう。

しかし、初期費用も一時的には厳しいですが、運用してしまえば、かかるのはランニングコストのみになるため、長期的に見れば費用削減につながります。

３．アウトソーシング先への依存

給与計算を完全にアウトソーシングしてしまうと、社内にノウハウが蓄積されません。万が一、アウトソーシング先が倒産したり、連絡が取れなくなったりした場合、自社で給与計算を行うことが困難になってしまいます。そのため、給与計算をアウトソーシングする際も、社内で給与計算の知識を持つ人材を育成することが理想的です。