このコラムは、Podcastラジオ “社労士吉田優一の「給与設計相談室」” 第47回の配信をもとに書かれた記事です。
Podcastでは、給与・報酬の設計を中心に、会社を経営していくうえでぶつかる人事の課題についてお話ししています。ぜひフォローをお願いします！
目次
はじめに
個人LINEの業務利用に潜むリスクとは？企業と従業員を守るための労務管理。
「社長、LINEで連絡取り合いましょう」 「グループLINEで業務連絡すれば楽ですよね」
創業期や小規模な会社でよく聞かれる会話です。確かにLINEは便利で、誰でも使い慣れているツール。でも、その手軽さの裏には、企業経営にとって深刻なリスクが潜んでいることをご存知でしょうか。
今回は、多くの企業が見落としがちな「個人LINE業務利用」の問題点と、その解決策について詳しく解説します。
公私混同が招く労働時間管理の落とし穴
終わらない仕事への不安感
個人LINEを業務に使う最大の問題は、公私の境界があいまいになることです。プライベートなコミュニケーション空間に、上司や取引先が入り込んでくる状況は、従業員にとって大きなストレスとなります。
「なぜ社長と個人的に連絡先を交換しなければいけないのか」 「休日でもメッセージが気になって落ち着かない」
このような不満は、従業員満足度の低下や離職率上昇の原因にもなりかねません。
見えない残業時間のリスク
より深刻なのが労働時間管理の問題です。終業後や休日に届いた業務連絡に返信すれば、その時間は労働時間とされる可能性があります。
- タイムカードに記録されない「隠れ残業」の発生
- 未払い残業代請求のリスク
- 会社からの明確な指示がなくても、返信せざるを得ない状況は「黙示の指示」と判断されることも
特に、返信が当たり前という社内風土があると、従業員は事実上24時間拘束されているのと同じ状況になってしまいます。
退職時に表面化する情報漏洩リスク
個人端末に残る機密情報
従業員はいつか必ず退職します。その際、個人LINEでやり取りしていた顧客情報や業務上の機密が、個人のスマートフォンにそのまま残り続けることになります。
- 顧客リストや連絡先
- 商談内容や価格情報
- 社内の機密事項
これらの情報を完全に削除させることは現実的に困難であり、重大な情報漏洩リスクとなります。
削除確認が新たなトラブルの火種に
「退職時にLINEの内容を削除してください」 「確認のため、スマートフォンを見せてください」
このような要求は、プライベートな事柄への過度な立ち入りとして、ハラスメント問題に発展する可能性があります。情報漏洩を防ごうとする行為が、逆に新たな労務トラブルを引き起こすという本末転倒な状況に陥ってしまいます。
企業ブランドへの影響
取引先からの信頼失墜
「今後の連絡はLINEで行いましょう」
重要な商談でこのような提案をしたとき、相手企業の担当者はどう思うでしょうか。特に情報セキュリティ意識の高い企業ほど、「この会社は情報管理が甘いのではないか」という不信感を抱く可能性があります。
現代のビジネスにおいて、情報セキュリティ体制は企業の信頼性を測る重要な指標です。安易なツール選択が企業のブランドイメージを損ない、大切なビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。
ビジネスチャットツールによる解決策
公私を明確に分離する仕組み
これらの問題を根本的に解決するには、仕事とプライベートを明確に切り分けることが重要です。具体的には、ChatworkやSlackといったビジネスチャットツールの導入をお勧めします。
ビジネスチャットツールの主なメリット：
- アカウント管理（企業がアカウントを発行・管理するため、退職時の情報漏洩リスクを根本から排除）
- 公私の分離（勤務時間外の不要な通知から従業員を解放）
- セキュリティ強化（暗号化、IP制限など、ビジネス向けの高度なセキュリティ機能）
- 業務効率化（プロジェクト別グループ作成、過去ログの検索機能で情報共有が円滑に）
導入時のポイント
ビジネスチャット導入時は以下の点に注意しましょう：
- 利用ルールの明文化（使用時間帯、返信の期待値など）
- 従業員への説明と理解促進
- 段階的な移行でスムーズな定着を図る
まとめ：見えないリスクから企業を守る
個人LINE業務利用は手軽で便利に見えますが、その裏には以下のような深刻なリスクが潜んでいます：
- 労働時間管理の混乱と未払い残業代リスク
- 情報漏洩の可能性
- ハラスメント問題への発展
- 企業ブランドの信頼性低下
これらのリスクは、問題が発生してからでは手遅れになるケースが少なくありません。早期にビジネスチャットツールへの移行を検討し、適切なルールを整備することが、企業と従業員双方を守ることにつながります。
社会保険労務士法人ONE HEARTでは、コミュニケーションツールに関する労務リスクの予防から、社内ルールの策定、トラブル対応まで専門的にサポートしています。自社のコミュニケーション体制に不安を感じる経営者様、労務担当者様は、ぜひ一度無料相談をご利用ください。企業の成長段階に応じた最適なご提案をいたします。
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執筆：吉田 優一（社会保険労務士法人ONE HEART 代表・社労士）
社会保険労務士法人ONE HEARTの代表社労士。慶應義塾大学中退後、社会保険労務士試験に合格。その後社会保険労務士法人に勤務し、さまざまな中小企業の労務管理アドバイス業務に従事する。その中で、正しいノウハウがないためヒトの問題に悩む多くの経営者に出会う。こうした経営者の負担を軽減しながら、自らも模範となる会社づくりを実践したいという想いから、社会保険労務士法人ONE HEARTを設立。
