就業規則の意見書の書き方【記入例付】労働者代表の選出や注意点を解説

就業規則の作成や変更は、企業のルールを明確にし、労使トラブルを未然に防ぐための重要な経営課題です。
しかし、完成した就業規則を労働基準監督署へ届け出る際に、多くの経営者や人事担当者がつまずくのが「意見書」の作成と「労働者代表」の選出です。
この記事では、意見書の具体的な書き方と記入例、そして無効にならないための労働者代表の正しい選出プロセスや、意見を聴取する際の法的な注意点についても詳しく解説します。

就業規則の意見書とは？労働基準監督署への届出に必須の書類

就業規則の意見書とは、常時10人以上の労働者を使用する事業場で、就業規則の作成・変更を行う際に、使用者は労働者の過半数を代表する者（または過半数労働組合）の意見を聴かなければならないと定められています。この「意見を聴いたこと」を証明する書類が「意見書」です。
この意見書を添付して所轄の労働基準監督署へ届出をすることが法律で義務付けられています。

意見書の提出は、会社が一方的に就業規則を作成・変更したのではなく、労働者の意見を聞く手続きを踏んだことを示す意味を持ちます。
そのため、届出に必須の書類とされています。

労働基準法で定められた企業の「意見聴取義務」について

労働基準法第90条では、就業規則の作成・変更にあたり、企業に対して「意見聴取義務」を定めています。
これは、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、ない場合は労働者の過半数を代表する者の意見を聴かなければならないというものです。
ここで一番勘違いしやすいのは、「労働者の同意（賛成）までは求められていない」という点です。

したがって、労働者代表から反対意見が出たとしても、その意見を記載した上で届け出れば、就業規則の効力は法的に有効となります。
作成・変更した就業規則は、労働者への周知も別途義務付けられています。

【記入例付き】就業規則の意見書の書き方

就業規則の意見書の書き方に決まったフォーマットはありませんが、厚生労働省が様式を提供しています。
このテンプレートをダウンロードして使用するのが一般的です。

ここでは、具体的な記載例をケース別に解説します。
記載すべき必須項目を押さえておけば、作成は難しくありません。

ケース1：「特に意見なし」の場合の具体的な記入例

労働者代表から就業規則の案に対して特に意見が出なかった場合、その旨を簡潔に記載します。
意見を求める際には、事前に就業規則の案を十分に周知し、検討する時間を確保することが重要です。
その上で意見がなかった場合は、「就業規則（変更）案について、特に意見はありません。」といった文言を記載するのが最も一般的です。

多くの企業では、この「意見なし」のケースで提出されています。

ケース2：「意見・要望あり」の場合の具体的な記入例

労働者代表から具体的な意見や要望が出た場合は、その内容をそのまま記載します。
どの条文に対して、どのような意見があるのかを具体的に記述することが重要です。
例えば、「第〇条の〇〇（手当）について、金額を〇〇円に引き上げることを要望します。」のように、就業規則案の内容に対する具体的な修正案を記載します。

会社は、記載された意見を真摯に受け止め、内容を再検討することが望ましいです。

意見書に記載すべき5つの必須項目

就業規則の意見書には、一般的に以下の項目を記載します。

1. 会社名および代表者氏名
2. 労働者代表の職名
3. 労働者代表の氏名
4. 意見書の作成日
5. 意見聴取日
6. 労働者代表の選出方法
7. 意見
   これらの情報に不足があると、書類不備として再提出を求められる場合があります。

押印は不要？署名に関する最新のルールを解説

2021年4月1日から労働基準法施行規則が改正され、労働基準監督署へ提出する書類への押印は原則不要となりました。
これに伴い、就業規則の意見書についても、労働者代表の押印（印鑑）は必要ありません。
現在は、労働者代表の氏名の署名または記名があれば、法的な要件を満たします。

この最新のルール変更により、書類作成のプロセスが簡素化され、パソコンでの印字や第三者による代筆（記名）でも問題ないとされています。

意見書を依頼する労働者代表の正しい選出プロセス

就業規則の意見書は、正しく選出された「労働者代表」に依頼しなければなりません。
この労働者代表は、36協定を締結する際の「過半数代表者」と同じ要件を満たす必要があります。

選出プロセスに不備があると、意見書そのものが無効と判断されるリスクがあるため、法律に則った適切な手続きを踏むことが不可欠です。

ステップ1：労働者代表の対象者と条件を理解する

労働者代表は、その事業場で働くすべての労働者（正社員、契約社員、パート、アルバイトなどを含む）の過半数を代表する者でなければなりません。
労働者の過半数で組織する労働組合がある場合は、自動的にその組合が労働者代表となります。
労働組合がない場合は、労働者の過半数の支持を得ていることを民主的な方法で証明する必要があります。

管理職（管理監督者）は労働者代表になれないので注意

労働基準法第41条2号に規定される「管理監督者」は、労働者代表になることができません。
管理監督者とは、経営者と一体的な立場で職務に従事する者（工場長、部長など）を指し、労働時間などの規制が適用されません。

選出の際には、候補者が管理監督者に該当しないかを確認する必要があります。
名ばかり管理職は該当しませんが、役職者を避けるのが無難です。

ステップ2：投票や挙手など民主的な方法で選出する

労働組合がない事業場では、労働者代表を民主的な方法で選出する必要があります。
具体的な方法としては、全従業員による投票、立候補者に対する挙手による信任、回覧による署名、全従業員がアクセスできるメールでの意思確認などが挙げられます。

重要なのは、就業規則の内容について意見を述べる代表者を選出するという目的を全労働者に明示した上で、手続きを進めることです。

会社による一方的な指名は無効となる

労働者代表の選出において、会社側が特定の人を一方的に指名したり、親睦会の幹事を自動的に代表者としたりする行為は認められません。
このような方法は、労働者の総意に基づいた民主的な選出とはいえず、無効となります。
労働者代表は、あくまで労働者が主体となって選出するものであり、会社は選出手続きに介入してはなりません。

労働者代表から反対意見が出た・署名を拒否された場合の対処法

労働者代表を選出し、就業規則の案を提示したものの、内容に反対されたり、意見書への署名を拒否されたりするケースも想定されます。
こうした状況でも、法的な手続きに沿って適切に対処すれば、就業規則の届出を進めることは可能です。
慌てずに対応策を講じることが重要です。

反対意見が記載されても就業規則の届出は受理される

企業に課せられているのは「意見を聴く義務」であり、「同意を得る義務」ではありません。
そのため、労働者代表から反対意見が出た場合でも、その意見内容をありのまま意見書に記載して提出すれば、労働基準監督署は届出を受理します。
反対意見が出たからといって、就業規則の効力が否定されるわけではありません。

署名・提出を拒否された際は「理由書」を代わりに添付する

労働者代表が意見書の作成や署名そのものを拒否した場合でも、届出は可能です。
この場合、会社は「意見聴取の経緯報告書」や「理由書」といった名称の書類を作成します。

その書類には、労働者代表に意見を聴いたものの、署名を拒否された旨の経緯を記載します。
この報告書を意見書の代わりに添付することで、労働基準監督署は届出を受理します。

就業規則の意見書に関するその他の注意点

就業規則の意見書を作成し、届け出る際には、これまで述べた点以外にもいくつかの注意点があります。
特に、複数の事業所を持つ企業や、就業規則の変更を頻繁に行う企業は、これから説明するポイントをあらかじめ確認しておくことで、スムーズな制定・変更手続きが可能になります。

意見聴取は本社だけでなく事業所ごとに実施が必要

就業規則の意見聴取は、原則として本社や支社、店舗といった事業所ごとに行う必要があります。
複数の事業所で同一の就業規則を適用する場合でも、それぞれの事業場で労働者代表を選出し、意見を聴かなければなりません。
ただし、一定の条件下では、本社で一括して意見聴取を行うことも認められていますが、その場合も各事業所の労働者が民主的な手続きに関与できることが前提となります。

就業規則の意見書に関するよくある質問

ここでは、就業規則の意見書に関して、企業の担当者からよく寄せられる質問とその回答をまとめました。

パートやアルバイトも労働者代表の選出に参加させる必要はありますか？

はい、必要です。
パートタイマーやアルバイトも労働基準法上の労働者に含まれるため、労働者代表を選出する際の母数に含めなければなりません。
また、選出手続き（投票など）にも参加させる必要があります。

雇用形態にかかわらず、すべての労働者が対象となります。

意見書の日付は、いつの日付を記入すればよいですか？

労働者代表から実際に意見を聴取した日を記入します。
この日付は、就業規則の施行日より前の日付が適切です。
施行日より後の日付であっても直ちに大きな問題となるわけではありませんが、意見聴取の手続きが適切に行われたと判断されるためには、施行日より前の日付としておくことが望ましいでしょう。

就業規則の届出に法的な期限はありませんが、原則として就業規則の施行期日までには届け出ることが推奨されます。

労働者代表に代わって会社側が意見書を作成しても問題ないですか？

いいえ、問題があります。
意見書は労働者代表の意見を記載する書類であり、その作成主体は労働者代表本人です。
会社が内容を代筆したり、意見を勝手に記載したりすることはできません。

会社ができるのは様式の提供や手続きの説明までであり、意見の記載は必ず労働者代表への依頼が必要です。

まとめ

就業規則の意見書は、就業規則の作成・変更手続きにおいて法的に不可欠な書類です。
万が一、従業員から「残業代の計算がおかしい」「不当な懲戒解雇だ」と訴訟を起こされた際、就業規則が適法な手続き（正しい労働者代表の選出と意見聴取）を経て制定されているかが、裁判の勝敗を分ける重要な証拠となります。

ルールの運用を確実なものにするためにも、この記事で解説した書き方や注意点を参考に、法律の要件を満たした意見書を作成し、労働基準監督署へ正しく届出を行ってください。