オフィスステーションとは？料金・使い方・機能を解説【クラウド人事労務システム】

オフィスステーションとは、株式会社エフアンドエムが提供する、人事労務手続きの電子化を支援するクラウド型の人事労務システムです。
入退社手続きや年末調整、給与明細の配布といった定型業務をペーパーレス化し、業務効率を大幅に向上させます。
オフィスステーションの大きな特徴は、必要な機能だけをアラカルト形式で導入できる点にあり、企業の規模やニーズに合わせて無駄なく利用を開始できるクラウドサービスです。

オフィスステーションの基本概要｜人事労務のDXを推進するクラウドシステム

オフィスステーションは、バックオフィス業務のDXを支援する株式会社エフアンドエムが運営するサービスです。
このシステムは、特に人事労務分野の業務効率化に特化しており、多くの会社で導入が進んでいます。
評判や口コミを見ると、その使いやすさやコストパフォーマンスの高さが評価されています。

人事管理システムの比較検討時、カオナビのようなタレントマネジメントシステムとは異なり、オフィスステーションは労務手続きの電子化に強みを持つシステムとしてレビューで名前が挙がることが多く、管理部門のコスト削減に貢献します。

オフィスステーションで実現できること｜アラカルトで選べる主要機能

オフィスステーションでできることの最大の特徴は、自社に必要な機能だけをオプションとして選択できるアラカルト方式にあります。
基本となる労務管理機能に加え、年末調整、給与明細、有休管理、マイナンバー管理などを自由に組み合わせることが可能です。
これにより、多様な帳票作成や申請のワークフローを電子化できます。

また、手続きの進捗状況は履歴として確認でき、従業員への通知も自動化されます。
オプションで電子契約書の作成・締結機能も追加でき、雇用契約書のペーパーレス化も実現します。

煩雑な手続きを電子化する「労務」機能

「労務」機能は、オフィスステーションの中核をなす機能です。
従業員の入社から退職までの間に発生する様々な手続きを電子化し、ペーパーレスで完結させます。
具体的には、雇用保険や社会保険の資格取得・喪失届、扶養家族の変更届、算定基礎届、月額変更届などの申請が対象です。

行政機関が発行する公文書もシステム上で受け取ることができ、データとして保管が可能です。
これにより、労務担当者の作業負担が軽減され、退職者に関する手続きも迅速に進められます。

年末調整のペーパーレス化を実現する「年末調整」機能

「年末調整」機能は、毎年発生する煩雑な業務を効率化します。
従業員はスマートフォンやPCから申告書情報を入力し、生命保険料控除証明書などの必要書類もデータで提出できます。
回収状況はシステム上で一元管理でき、未提出者への催促も自動で行われます。

これにより、書類の配布・回収・チェック・入力といった一連の作業が不要になり、担当者の負担を大幅に削減します。
2025年以降の法改正にもクラウドサービスとして迅速に対応するため、安心して利用できます。

Webで給与明細を配布できる「給与明細」機能

「給与明細」機能を利用すると、これまで紙で配布していた給与明細をWeb上で従業員に公開できます。
給与計算ソフトから出力した明細データをアップロードするだけで、従業員は自身のPCやスマートフォンからいつでも閲覧可能です。
明細の公開時には対象従業員へメールで通知することもできます。

この機能により、明細書の印刷、封入、配布といった手作業が一切不要になり、コスト削減とセキュリティ向上を実現します。
過去の給与データもシステム内に蓄積されます。

従業員の有休取得状況を管理する「有休管理」機能

「有休管理」機能は、従業員ごとの有給休暇の付与、取得日数、残日数を自動で計算し、一元管理するものです。
2019年から義務化された「年5日の年次有給休暇取得」の管理簿作成にも対応しており、コンプライアンス遵守をサポートします。
従業員は自身のPCやスマートフォンから有休の残日数を確認し、取得申請を行えます。

管理者は申請の承認や取得状況のモニタリングが容易になり、計画的な取得促進にも役立ちます。

マイナンバーの収集から廃棄まで安全に管理する「マイナンバー」機能

「マイナンバー」機能は、収集から保管、利用、そして法定保存期間を過ぎた後の廃棄まで、マイナンバーのライフサイクルを一元管理します。
従業員はスマートフォンで通知カードやマイナンバーカードを撮影し、アップロードするだけで安全に提出できます。
収集されたマイナンバーは、金融機関も利用する高いセキュリティレベルの国内データセンターで厳重に保管され、不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑えます。

これにより、安全な管理体制を構築できます。

ハイエンド版「オフィスステーションPro」でできること

「オフィスステーションPro」は、従業員数が多い大企業やグループ企業向けのハイエンド版です。
標準版の機能に加え、より複雑な組織構造に対応するための機能が強化されています。
例えば、複数法人をまとめて管理するグループ管理機能や、部署や役職に応じた詳細な権限設定、独自の承認フローを構築できる高度なワークフロー機能などが搭載されています。

これにより、企業規模やガバナンス要件に応じた、より柔軟で厳格な労務管理体制を構築することが可能です。

オフィスステーションの料金プラン｜必要な機能だけを選べる費用体系

オフィスステーションの料金体系は、必要な機能だけを選んで組み合わせるアラカルト方式と、従業員数に応じた従量課金制を採用しています。
これにより、無駄な費用をかけずに自社に最適なプランを構築できるのが大きな特徴です。
基本となる労務機能に従業員一人あたりの月額利用料が設定されており、年末調整や給与明細などの機能を追加するごとに価格が加算される仕組みです。

自社の状況に合わせた柔軟な費用設計が可能です。

初期費用と月額料金の目安

オフィスステーションの導入には初期費用が発生しますが、月額料金は利用する機能と従業員数によって変動します。例えば、基本的な労務手続き機能を提供する「オフィスステーション労務」などのプランがあり、従業員1名あたり月額数百円から利用可能です。正確な料金は公式サイトの料金シミュレーターで簡単に見積もることができ、自社の規模に合わせたコストを事前に把握できます。

従業員数に応じた料金シミュレーション例

具体的な料金は、選択する機能と従業員数によって異なります。

従業員数30名規模の企業が「労務」「年末調整」「給与明細」の3機能を利用する場合、月額料金は12,000円から25,200円程度が目安となります。従業員数100名規模の企業が同様の機能を利用する場合、月額料金は40,000円程度になることが想定されます。これらの金額は、給与計算ソフト3社の年間コストシミュレーションに基づいています。

企業の成長に合わせて機能を追加したり、従業員数が増減したりしても柔軟にプランを見直せるため、常に最適なコストで運用できます。

社労士が分析！オフィスステーション導入のメリット

社会保険労務士の視点から見ると、オフィスステーションの導入は、法改正への迅速な対応とコンプライアンス強化の面で大きなメリットがあります。
頻繁に行われる法改正や様式の変更に対して、システム側が自動でアップデートを行うため、常に最新の状態で電子申請が可能です。
これにより、社労士や労務担当者が自ら情報を追いかけ、書式を準備する手間が省け、申請漏れや様式間違いといったリスクを大幅に軽減できます。

メリット1：ペーパーレス化で人事労務の業務負担を大幅に削減

オフィスステーション導入の最大のメリットは、申請書類の作成、印刷、配布、回収、押印、手入力、ファイリングといった一連のアナログ業務をなくせる点です。
従業員からの各種手続きに関する要望もシステム上で受け付け、処理が完結するため、担当者の業務負担は劇的に軽減されます。

これまで書類のやり取りや問い合わせ対応に費やしていた時間を、より生産性の高いコア業務に充てることが可能になり、組織全体の業務効率向上に貢献します。

メリット2：必要な機能だけを導入できるためコストを最適化

多くの人事労務システムが多機能なパッケージとして提供される中、オフィスステーションは必要な機能だけを選んで導入できるアラカルト方式を採用しています。
これにより、自社では使わない機能に対する不要な利用料を支払う必要がありません。
「まずは労務手続きの電子化から始めたい」「年末調整だけをペーパーレス化したい」といったニーズに柔軟に対応でき、事業規模や成長フェーズに合わせて後から機能を追加することも可能です。

スモールスタートでコストを最適化できる点は大きな利点です。

メリット3：電子申請義務化への対応がスムーズに進む

2020年4月より、特定の法人においては、一部の社会保険・労働保険に関する手続きの電子申請が義務化されました。
オフィスステーションは、政府が運営する電子申請窓口「e-Gov」とAPI連携しており、システム上から直接、電子申請を行えます。
この義務化の対象は今後拡大する可能性もあり、将来的な法改正を見据えた際にも、システムを導入しておくことでスムーズな対応が可能となります。

紙での申請に比べて手続きも迅速に進みます。

導入前に確認すべきオフィスステーションの注意点

オフィスステーションは多くの企業にとって有用なシステムですが、導入が難しい、あるいは適さないケースも存在します。
特に、非常に独自性の高い人事制度を持つ企業の場合、システムの標準機能では対応しきれない可能性があります。オフィスステーションのワークフロー機能は、現在利用中の申請書類をワークフロー化でき、申請書ごとに複数の承認経路を設定することが可能であり、複雑な承認フローにも対応できると考えられます。

導入を成功させるためには、メリットだけでなく、自社の運用に合わない可能性も事前に検討し、システムに業務を合わせる柔軟性も求められます。

注意点1：自社に合わせたカスタマイズの自由度は低い

オフィスステーションは多くの企業で利用できる汎用的なクラウドサービスとして設計されていますが、個社別の詳細なカスタマイズにも対応しています。例えば、雇用契約書では項目の追加・変更・並び替えができ、ワークフロー機能では稟議申請や出張申請などのフォーマットを自由に作成可能です。また、申請承認フロー設定では最大5階層までの承認者を設定できるほか、申請内容によって承認フローを分けることも可能です。

そのため、導入にあたっては、現在の業務フローとシステムの標準的な設定を比較し、必要に応じてシステムの機能に合わせて運用を標準化する姿勢も検討されます。

注意点2：勤怠管理や給与計算は単体で完結しない

オフィスステーションは、労務手続きや年末調整などの申請業務を効率化するシステムです。従業員の出退勤を記録する打刻やシフト管理といった勤怠管理機能、および給与計算機能については、オフィスステーションシリーズの「オフィスステーション勤怠」や「オフィスステーション給与」といった連携サービスで提供されています。

多くの外部システムとデータ連携が可能であるため、それらを組み合わせることで、人事労務業務全体の効率化を図る設計になっています。

オフィスステーションの使い方｜導入から運用開始までの4ステップ

オフィスステーションの導入から運用開始までの流れは、大きく4つのステップに分けられます。
導入プロセスはシンプルで、専門的な知識がなくても進められるように設計されています。
また、操作方法で不明な点があれば、充実したオンラインマニュアルやサポート体制が用意されています。

従業員が利用する機能についても、分かりやすい従業員向けマニュアルが提供されるため、社内への展開もスムーズに行えます。

ステップ1：無料トライアルで操作性を確認

本格的な導入を決定する前に、まずは無料トライアルを利用して実際の操作性を確認することをおすすめします。
管理者画面と従業員画面の両方を試すことで、自社の業務フローに適合するか、従業員が迷わず使えるかといった点を具体的に検証できます。
このトライアル期間中に、現在抱えている課題が解決できそうかを見極めることが、導入後のスムーズな運用につながります。

無料トライアルでは、利用できる機能やユーザー数に制限がある場合がありますが、主要な機能を試すことが可能です。

ステップ2：申し込みと初期設定

無料トライアルで導入を決定したら、公式サイトから正式な利用申込を行います。
契約後、まずは自社の基本情報をシステムに設定する初期設定作業が必要です。
具体的には、会社名、所在地、社会保険の事業所整理記号といった基本情報や、就業規則に基づいた各種設定を行います。

この初期設定が、後の電子申請や各種管理機能の基礎となるため、正確に入力することが重要です。
サポートを受けながら進めることもできます。

ステップ3：従業員情報の登録

初期設定が完了したら、次にシステムを利用する従業員の情報を登録します。
登録方法は、CSVファイルを使って既存の従業員データを一括でアップロードする方法と、従業員一人ひとりに招待メールを送り、各自で基本情報を入力してもらう方法があります。

特に後者の方法は、管理者の入力負担を軽減し、従業員自身が情報を確認することで正確性も高まるため、多くの企業で採用されています。
登録された情報は、以降の各種手続きで自動的に引用されます。

ステップ4：各機能の利用開始

従業員情報の登録が完了すると、いよいよ各機能の利用を開始できます。
例えば、労務機能であれば入退社手続きの電子申請が、給与明細機能であればWeb明細の配布が可能になります。
従業員から申請された内容はシステムに自動で反映され、管理者は内容を確認・承認するだけで手続きを進められます。

運用を開始した後も、必要に応じて機能を追加したり、従業員の増減に対応したりと、柔軟に活用していくことが可能です。

連携可能な外部の給与計算・勤怠管理システム

オフィスステーションは、単体で勤怠管理や給与計算を行えませんが、その代わりに多くの外部システムとの連携機能を備えています。
例えば、「マネーフォワードクラウド給与」「PCA給与」「弥生給与」などの主要な給与計算ソフトや、「KING OF TIME」「ジョブカン勤怠管理」といった勤怠管理システムと連携が可能です。

これらのシステムとはAPIなどを通じて従業員情報や勤怠データ、給与データをスムーズに連携できるため、人事労務領域全体のDXを実現します。

オフィスステーションに関するよくある質問

オフィスステーションの導入や運用にあたっては、様々な疑問点が生じることがあります。
操作方法がわからない場合やトラブルが発生した際には、公式サイトのFAQを確認するほか、専門のサポートセンターへ問い合わせが可能です。
サポート体制は充実しており、電話やメールによるお問い合わせに対応しているため、問題を迅速に解決できます。

ここでは、特に多く寄せられる質問とその回答を紹介します。

オフィスステーションへのログイン方法を教えてください

公式サイトの上部にあるログインボタンからログインページへアクセスし、発行されたIDとパスワードを入力してログインします。
セキュリティ強化のため、二段階認証が設定されている場合があります。
管理者用と従業員用のログインURLは異なるため注意が必要です。

従業員は、会社から案内されたURLから自身のマイページにアクセスしてください。

パスワードや乱数表を忘れた場合はどうすればよいですか？

パスワードを忘れた場合は、ログイン画面にある「パスワードをお忘れの方はこちら」のリンクから再設定の手続きを行ってください。登録したメールアドレスに再設定用の案内が届きます。二段階認証で利用する乱数表を紛失した場合は、セキュリティ上の理由から、再発行に関する手続きは別途ご案内いたします。詳細は社内のシステム管理担当者にご確認ください。

従業員が年末調整で入力を間違えた場合、管理者は修正できますか？

はい、管理者が修正可能です。
従業員から提出された年末調整の申告内容は、管理者が確認画面でチェックします。
もし入力内容に誤りや不備を見つけた場合、管理者は従業員に申告を「差し戻し」て修正を依頼するか、管理者の権限で直接内容を修正することができます。

これにより、正確な申告内容を効率的に収集できます。

当法人ではオフィスステーションの導入支援から運用までサポートできます

導入後の運用や法改正対応に不安を感じる場合は、専門家である社会保険労務士への相談を検討してください。システムを導入するだけで業務が完結するわけではなく、正確なデータ入力や法的な視点に基づいた運用ルールが不可欠です。

当法人では、オフィスステーションの導入支援から、法改正に合わせた就業規則の整備まで、実務経験豊富な社労士が貴社の状況に即して的確にアドバイスいたします。

トラブルを未然に防ぎ、健全な職場環境を構築するためにも、まずは無料相談フォームよりお気軽にお問い合わせください。最新の労務管理ノウハウを活かし、安心できる体制づくりを誠心誠意サポートいたします。

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まとめ

オフィスステーションは、人事労務に関する定型業務を電子化し、担当者の負担を大幅に軽減するクラウドシステムです。
アラカルト方式で必要な機能だけを導入できるため、コストを抑えながらスモールスタートしたい中小企業から、グループ会社全体の労務管理を効率化したい大企業まで、幅広いニーズに対応します。
ペーパーレス化や電子申請義務化への対応を検討している企業にとって、有力な選択肢の一つとなるサービスです。