36協定の提出方法を解説｜期限はいつ？電子申請の流れ・必要書類・罰則

従業員に時間外労働を命じる際に必須となる36協定について、いつまでに、どこへ、どのような方法で提出すればよいか解説します。
本記事では、36協定の基礎知識から、電子申請を含めた具体的な提出方法、手続き全体の流れ、必要な書類、未提出時の罰則まで、労務担当者が知っておくべき実務ポイントを網羅的に説明します。

正しい知識を身につけ、適法な労務管理を行いましょう。

36協定の基礎知識

36協定の届出は、企業が従業員に適法な時間外労働をさせるための根幹となる手続きです。
まずは、36協定とは何か、その基本的な役割と法律上の位置づけを正しく理解することが、適切な労務管理の第一歩となります。

36協定とは？

36協定とは、労働基準法第36条に基づく労使協定のことです。
法律で定められた労働時間（1日8時間・週40時間）を超える時間外労働や、法定休日の労働を従業員に命じる場合に必要となります。
この協定は、会社と労働者の過半数で組織する労働組合、または労働者の過半数を代表する者との間で書面を締結し、所轄の労働基準監督署に届け出ることで初めて効力が生じます。

36協定を締結・提出しないまま法定労働時間を超える労働をさせた場合、労働基準法違反となり罰則の対象となるため、残業がある企業にとっては必須の手続きです。
初めて協定を締結する場合でも、時間外労働の上限時間の範囲など、法律で定められた基準を守る必要があります。

36協定の届出をしなければならないケースとは

法定労働時間を超える時間外労働や法定休日労働を、たとえ1分でも従業員にさせる可能性がある企業は、36協定の届出が必要です。
正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトであっても、法定労働時間を超えて労働させる場合は対象となります。
届出は本社だけでなく、支店や工場、営業所など、場所的に独立している事業場単位で行わなければなりません。

各事業場で労働者の過半数代表者を選出し、それぞれ協定を締結した上で、その事業場の所在地を管轄する労働基準監督署に届け出るのが原則です。
残業が全く発生しないと断言できる場合を除き、すべての事業場で届出をしておくのが賢明な対応と言えます。

36協定を未締結のまま残業させると労働基準法違反になる恐れ

36協定を未締結、または労働基準監督署へ届け出ていない状態で、従業員に法定労働時間を超える労働をさせることは、労働基準法違反となります。
これは、たとえ従業員との間で残業に関する個別の合意があったとしても変わりません。
36協定の届出は、時間外労働を適法化するための唯一の手段であり、この手続きを怠った場合、企業は法的なリスクを負うことになります。

法律で定められた罰則（6か月以下の懲役または30万円以下の罰金）

36協定を届け出ずに法定労働時間を超える労働をさせた場合、または協定で定めた上限時間を超えて労働させた場合、労働基準法第119条に基づき、「6か月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科される可能性があります。
この罰則は、企業そのものだけでなく、労務管理の責任者である役職者なども対象となる場合があります。
労働基準監督署による是正勧告に従わないなど、悪質なケースでは送検に至ることもあるため、法律を遵守した労務管理が不可欠です。

36協定の締結から労働基準監督署へ提出するまでの全手順

36協定の届出を完了させるには、いくつかの手順を踏む必要があります。
単に書類を作成して提出するだけではなく、その前段階である労働者代表の選出や、労使間での協議が極めて重要です。
ここでは、協定の締結から労働基準監督署への提出、そして従業員への周知までの一連の手順を解説します。

ステップ1：労働組合または労働者の過半数代表者を選出する

36協定を締結する当事者として、まずは労働者側を代表する者を選出します。
事業場に労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合が、ない場合は労働者の過半数を代表する者が協定の当事者となります。
過半数代表者は、管理監督者でない者の中から、投票や挙手といった民主的な方法で選出しなければなりません。

会社側が一方的に指名することは認められず、手続きの正当性が厳しく問われます。

ステップ2：時間外労働の上限時間などについて労使間で協議し合意する

労働者代表が選出されたら、36協定に盛り込む具体的な内容について労使間で協議を行います。
主に、時間外労働を行う業務の種類、1日・1か月・1年あたりの上限時間、有効期間などを定めます。
臨時的な事情により上限を超えて労働させる必要がある場合は、特別条項を設けることも可能です。

ここで合意した内容が、その事業場における時間外労働のルールとなるため、実態に即した慎重な協議が求められます。
この労使協定の内容が、残業の上限を法的に規定します。

ステップ3：決定した内容で36協定書を作成し、労基署へ届け出る

労使間で合意した内容に基づき、「時間外労働・休日労働に関する協定届」（様式第9号など）を作成します。
この協定届は、多くの場合、協定書そのものを兼ねる様式となっています。
必要事項をすべて記入し、協定の当事者である使用者と労働者代表が記名（または署名）したら、事業場の所在地を管轄する労働基準監督署（労基署）へ届け出ます。

この届出が受理されて初めて、協定の効力が発生します。

ステップ4：締結した協定内容は全従業員へ必ず周知する

労働基準監督署へ36協定を届け出た後は、その協定内容を事業場の全従業員へ周知する義務があります。
周知方法としては、事業場の見やすい場所への掲示、書面での交付、社内ネットワーク上の誰もがアクセスできる場所への保管などが挙げられます。
従業員がいつでも協定の内容を確認できる状態にしておかなければなりません。

届出と周知はセットで行うべき必須の義務です。

自社に最適な36協定届の提出方法を選ぼう【電子申請・郵送・窓口】

36協定届の提出方法は、主に「電子申請」「窓口持参」「郵送」の3つがあります。
それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社の状況に合わせて最適な方法を選択することが重要です。
近年では、手続きがオンラインで完結し、複数の事業場分をまとめて提出できる電子申請の利便性が高まっています。

オンラインで完結する「電子申請（e-Gov）」

政府が運営するポータルサイト「e-Gov」を利用すれば、36協定の届出をオンライン上で完結できます。
24時間365日いつでも申請可能で、労働基準監督署へ出向く必要がないため、時間や交通費を節約可能です。
また、複数の事業場を持つ企業が、本社で電子署名を付して一括で届け出る「本社一括届出」も利用できます。

ネット環境とPC、そして事前のID取得が必要ですが、利便性が非常に高い方法です。

管轄の労働基準監督署へ直接持参する「窓口提出」

事業場の所在地を管轄する労働基準監督署の窓口へ、協定届を直接持参する方法です。
この方法の最大のメリットは、担当者にその場で書類の不備をチェックしてもらえる点にあります。
不明点があれば直接質問でき、受理印が押された控えを即日受け取れるため、安心感があります。

ただし、受付時間が平日の日中に限られるため、担当者のスケジュール調整が必要です。

返信用封筒を同封して送付する「郵送」

管轄の労働基準監督署へ協定届を郵送する方法もあります。
窓口へ出向く手間が省けますが、受理印が押された控えを受け取るためには、切手を貼付した返信用封筒と、提出書類の控えを同封する必要があります。
送付状も添付するのが望ましいでしょう。

書類に不備があった場合は電話連絡があり、再提出に時間がかかる可能性がある点に注意が必要です。

【社労士が解説】e-Govを利用した36協定の電子申請手続きの流れ

近年、多くの企業で導入が進んでいるe-Govによる電子申請は、慣れれば非常に効率的な方法です。
特に初めて電子申請を行う場合は、事前準備や操作の流れを把握しておくことがスムーズな手続きにつながります。
ここでは、アカウントの取得から申請完了までの具体的な流れを解説します。

はじめに：電子申請に必要なGビズIDの取得とPC環境の準備

e-Govで電子申請を行う際は、GビズIDの他にe-GovアカウントやMicrosoftアカウントも利用できます。無料で取得できますが、GビズIDのアカウント発行には2週間程度かかる場合があるため、早めに手続きを進めましょう。

また、e-Govの利用には、推奨されているOSやブラウザなどのPC環境を整える必要があります。公式サイトで最新の動作環境を確認し、事前に準備を完了させてください。

手順：e-Govポータルサイトでの情報入力から申請完了まで

まずe-GovポータルサイトにGビズIDでログインし、「手続検索」から「時間外労働・休日労働に関する協定届」を探します。
様式を選択して申請画面に進み、事業場の情報や協定内容を画面の指示に従って入力していきます。
入力が完了したら、電子署名を付与して申請データを送信します。

送信後は、e-Gov上で申請状況が「到達」から「手続終了」に変わったことを確認し、発行される公文書（受理通知と届出の控え）をダウンロードして保管すれば手続きは完了です。

36協定の提出に必要な書類と新様式のポイント

36協定を提出する際は、厚生労働省が定める正式な様式を使用する必要があります。
また、2021年4月の法改正により様式が変更されており、古い書式を使用しないよう注意が求められます。
ここでは、提出すべき書類と、新様式の主な変更点について解説します。

「時間外労働・休日労働に関する協定届」が基本的な提出書類

36協定の届出で提出する基本的な書類は、「時間外労働・休日労働に関する協定届」です。
一般的には「様式第9号」を使用します。
この様式は、労働者代表との間で締結する「協定書」と、労働基準監督署への「協定届」を兼ねるものとして作成できます。

特別条項を設ける場合は「様式第9号の2」を用います。
何を提出すればよいか迷った場合は、まずこの協定届が必要な書類だと覚えておきましょう。

2021年4月から変更された新様式（押印・署名の廃止など）に対応する

2021年4月1日から36協定届の様式が変更され、使用者および労働者代表の押印・署名が不要となりました。
これにより、電子申請がよりスムーズに行えるようになっています。
また、新様式では、労働者代表が適正に選出されたかを確認するためのチェックボックスが新設されました。

古い書式やフォーマットの用紙を使用すると受理されない可能性があるため、必ず厚生労働省のウェブサイトなどから最新の様式をダウンロードして使用してください。

36協定届の提出期限と提出先を正しく理解する

36協定の届出は、手続きの内容だけでなく、「いつまでに」「どこへ」提出するかが非常に重要です。
期限を過ぎてしまったり、提出先を間違えたりすると、協定が無効となり、その間の時間外労働が違法状態になるリスクがあります。
正確な知識を身につけ、適切な手続きを心がけましょう。

提出期限は協定の効力が発生する「起算日の前日まで」

36協定の提出期限は、協定の有効期間が始まる日の前日までです。
例えば、4月1日を開始日とする協定であれば、3月31日までに労働基準監督署に受理される必要があります。
郵送の場合は、起算日の前日までに到着していなければなりません。

年度末は窓口が混み合うため、更新のタイミングには余裕を持った日付で手続きを進めることが重要です。
いつまでに提出すべきか、起算日から逆算してスケジュールを管理してください。

提出先は本社ではなく事業場ごとの所在地を管轄する労働基準監督署

36協定の提出先は、本社ではなく、時間外労働が行われる各事業場の所在地を管轄する労働基準監督署です。
例えば、本社が東京にあっても、大阪の支店で残業が発生する場合は、大阪の所轄労基署へ提出する必要があります。
どこに提出すべきかは、厚生労働省のウェブサイトで確認できます。

ただし、電子申請を利用する場合は、複数の事業場の届出を本社でまとめて行う「本社一括届出」という特例が利用可能です。
この制度を活用すれば、各事業場単位での提出手続きを効率化できます。

提出前に要確認！36協定の届出でよくある不備と注意点

36協定の届出では、書類の記載漏れや手続き上の誤りによって、協定が無効と判断されてしまうケースがあります。
意図せず法令違反とならないよう、提出前にはいくつかの重要な要件を再確認することが不可欠です。
ここでは、届出が無効となる代表的な理由や、更新時の注意点を解説します。

管理監督者が労働者代表に選出されていて無効になるケース

36協定を締結する労働者代表は、労働基準法第41条で定められる「管理監督者」であってはなりません。
部長や工場長といった役職者が、使用者側の意向で労働者代表に選出されているケースが見受けられますが、これは不適格であり、締結した協定自体が無効となります。

労働者代表は、経営と一体的な立場にある者以外の従業員の中から、民主的な手続きで選出される必要があります。
選出される者の範囲には十分注意してください。

協定で定めた上限時間を超えて残業させている実態がある

36協定は、あくまで時間外労働の上限を定めるものです。
協定を届け出たからといって、その上限時間を超えて残業させることは許されません。
協定で定めた時間を超える残業が常態化している場合、労働基準監督署の調査対象となる可能性があります。

協定内容は、事業場の実態に即して設定し、締結した以上はその時間を遵守する勤怠管理が求められます。
提出先である監督署は、形式だけでなく実態も見ています。

有効期間は最長1年なので毎年更新と再提出を忘れない

36協定の有効期間は、過度な長時間労働を防止する観点から、最長でも1年とすることが望ましいとされています。
そのため、多くの企業では有効期間を1年としており、毎年、有効期間が満了する前に新たな協定を締結し、再提出する必要があります。
この更新手続きを忘れ、有効期間が切れた状態で残業をさせると違法状態となるため、年度末などの繁忙期に更新時期を迎える企業は特に注意が必要です。

36協定の提出に関するよくある質問

ここでは、36協定の提出に関して、労務担当者から寄せられることの多い質問とその回答をまとめました。
手続きで生じやすい疑問点を解消し、スムーズな届出に役立ててください。

Q. 36協定の提出が期限に間に合わなかった場合、どうすればよいですか？

速やかに提出してください。
提出が遅れた場合、協定の効力は労働基準監督署が受理した日から発生します。
期限に間に合わなかった期間に従業員を1分でも残業させると違法となるため、気づき次第、一日も早く届け出ることが重要です。

Q. 協定届の記入漏れ・誤記があった場合の対応方法を教えてください

速やかに管轄の労基署に電話で連絡し、指示を仰いでください。
軽微な修正であれば電話連絡のみで済むこともありますが、協定期間や上限時間といった重要項目の誤りは、正しい内容で再提出を求められる場合があります。
不備に気づいたら放置せず、すぐに相談することが重要です。

提出前のダブルチェックで漏れや誤記の確認を徹底しましょう。

Q. パートタイマーやアルバイトも36協定の対象者に含まれますか？

含まれます。
36協定は雇用形態に関係なく、法定労働時間を超えて労働する可能性のあるすべての労働者が対象です。
したがって、パートタイマーやアルバイトも協定の対象者に含める必要があります。

また、労働者代表を選出する際の分母となる労働者数にも、これらの従業員を含めて計算しなければなりません。

Q. 労働基準監督署に提出した届出の控えは保管する義務がありますか？

保管義務があります。
労働基準法により、36協定の書類は有効期間中およびその満了後3年間（当面の間は経過措置あり）保存することが義務付けられています。
受理印が押された控えは、協定が有効であることの証明になります。

通常は正副2部を作成し、1部を提出、1部を控えとして保管するのが一般的です。

36協定の適切な締結や提出は社労士にお任せください

36協定の適切な締結や提出は、適法な労務管理の根幹を成す重要な業務です。しかし、労働者代表の選出方法や新様式への対応、電子申請の手順など、実務上では細かな判断が求められる場面が少なくありません。

当法人では、36協定の作成支援から、e-Govを活用した効率的な電子申請の代行まで、経験豊富な社労士が貴社の状況に合わせて的確にサポートいたします。

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まとめ

36協定の提出は、従業員に時間外労働を命じる上で不可欠な法的手続きです。
協定を有効に成立させるためには、適正な労働者代表の選出、労使間での誠実な協議、そして定められた期限内に管轄の労働基準監督署へ正しく届け出ることが求められます。
また、届出後も協定内容を従業員へ周知し、就業規則と合わせて適切に運用していく必要があります。

電子申請などの便利な方法も活用し、法令を遵守した労務管理体制を構築してください。